Politique de gouvernance des renseignements personnels

Case Familiale est l’un des produits de KTMA Solutions, société par actions établie au Québec, Canada. Cette politique encadre la gouvernance des renseignements personnels au sein de KTMA Solutions pour Case Familiale, comme l’exige la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec. Elle est publiée en termes simples et complète la politique de confidentialité, qui décrit en détail les renseignements traités, leurs finalités, leurs destinataires et vos droits.

Elle s’applique à tous les renseignements personnels traités pour Case Familiale, quel que soit leur support : ceux des titulaires de compte, des membres d’une famille, des personnes sans compte ou décédées inscrites dans un arbre, des payeurs d’un abonnement et des personnes qui nous écrivent. Elle s’applique aux personnes qui agissent pour KTMA Solutions et, par contrat, aux prestataires qui traitent des renseignements pour notre compte.

Lorsque d’autres lois s’appliquent aussi (notamment la loi fédérale canadienne, le RGPD lorsque son champ d’application territorial et matériel est rempli ou la loi camerounaise n° 2024/017), nous respectons en plus leurs exigences propres ; la politique de confidentialité les précise.

La personne ayant la plus haute autorité au sein de KTMA Solutions veille au respect et à la mise en œuvre de la loi. Elle exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels et peut la déléguer, en tout ou en partie, par écrit, à toute personne. Toute délégation est consignée et précise son étendue. KTMA Solutions demeure responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.

Le titre et les coordonnées du responsable sont publiés sur le site : Responsable de la protection des renseignements personnels, contact@ktmasolutions.com.

Le responsable, notamment :

• approuve cette politique et ses mises à jour ;
• veille à ce que les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée soient réalisées lorsqu’elles sont requises (section 7) et donne son avis sur les mesures de protection des projets concernés ;
• tient les registres internes : incidents de confidentialité, évaluations réalisées, ententes avec les prestataires, communications de renseignements à l’extérieur du Québec ;
• évalue les incidents de confidentialité et décide des avis à transmettre (section 8) ;
• traite les demandes d’accès, de rectification et les plaintes, ou en supervise le traitement (sections 9 et 10) ;
• veille à la formation et à la sensibilisation des personnes qui ont accès aux renseignements (section 11).

• Direction de KTMA Solutions : fixe les orientations et attribue les ressources nécessaires à l’application de cette politique, approuvée par le responsable (section 14).
• Responsable de la protection des renseignements personnels : rôle décrit à la section 2.
• Personnel de la plateforme : chacun reçoit uniquement les rôles nécessaires à sa fonction (super-administration, soutien, modération, finances, contenus, mise en production, audit). Les accès sont personnels, protégés par une double authentification pour les rôles et actions qui l’exigent ; les actions et les accès sensibles du personnel sont inscrits dans un journal d’audit. Les administrateurs de la plateforme ne suppriment jamais définitivement un compte, une famille ou un contenu : ils peuvent seulement désactiver ou suspendre, et les données sont conservées pour l’audit, dans les limites décrites à la section 5.
• Soutien et super-administration : seuls les membres habilités de ces fonctions peuvent ouvrir un accès d’assistance exceptionnel à une famille, sur un motif écrit. Cet accès est en lecture seule, dure de 15 à 120 minutes selon la durée fixée à l’ouverture et est inscrit dans le journal d’audit de la famille ainsi que dans celui de la plateforme. Il ne permet jamais d’accéder aux messages privés ni aux savoirs culturels.
• Finances : traitent les paiements, remboursements et contestations ; les remboursements font l’objet de décisions tracées.
• Prestataires : lorsque nous confions des renseignements personnels à un prestataire qui agit pour notre compte, son intervention est encadrée conformément à la loi applicable, notamment par des engagements relatifs à la confidentialité, à la sécurité, aux incidents et au sort des renseignements à la fin de la prestation. Lorsqu’un prestataire agit pour son propre compte pour certains traitements (par exemple un prestataire de paiement pour ses obligations réglementaires), ses propres obligations légales s’appliquent également. Les communications de renseignements à l’extérieur du Québec sont soumises aux exigences de la section 7.
• Membres habilités d’une famille (administrateurs, conseil, successeur) : prennent, dans l’application, les décisions prévues par le règlement de la famille (valider un rattachement, corriger une fiche) avec les outils que nous leur donnons. KTMA Solutions reste l’interlocuteur pour l’exercice de vos droits.

• Collecte : nous ne recueillons que les renseignements nécessaires aux finalités annoncées, en informant la personne au moment de la collecte. Lorsqu’un membre fournit des renseignements sur une autre personne (par exemple dans l’arbre), nous examinons les conditions légales de cette collecte indirecte et les obligations d’information applicables ; les consentements requis sont distingués des traitements permis par une autre disposition de la loi. Les traitements qui exigent un consentement particulier (apparaître dans l’arbre, publication de photos, enregistrements audio et culturels, être contacté) font l’objet d’un consentement distinct, que la personne peut retirer à tout moment.
• Utilisation : les renseignements ne servent qu’aux finalités annoncées, sauf exceptions prévues par la loi. Nous ne les vendons pas, ne faisons pas de publicité ciblée et n’entraînons aucun modèle d’intelligence artificielle sur les contenus des familles.
• Accès interne : l’accès est limité aux personnes qui en ont besoin pour leurs fonctions ; les accès du personnel sont tracés.
• Communication : à des prestataires selon les modalités de la section 3, aux membres d’une famille selon les réglages de visibilité, et aux autorités seulement lorsque la loi l’exige ou le permet. Sous réserve des exceptions prévues par la loi, toute communication à l’extérieur du Québec est précédée d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (section 7).
• Localisation : lorsque le service propose une fonction de localisation (ajout d’un lieu depuis l’application mobile), l’information requise est donnée avant son activation et la personne garde le choix de l’autoriser ou de la refuser.
• Décisions automatisées : lorsqu’une décision est fondée exclusivement sur un traitement automatisé de renseignements personnels, notamment le refus d’une photo de profil par le contrôle de présence d’un visage, nous en informons la personne au plus tard lorsque nous lui communiquons la décision. Sur demande adressée à contact@ktmasolutions.com, nous lui indiquons les renseignements personnels utilisés, les raisons ainsi que les principaux facteurs et paramètres ayant mené à la décision, et son droit de faire rectifier les renseignements utilisés. Elle peut présenter ses observations à un membre de notre équipe habilité à réviser la décision.
• Conservation et destruction : section 5.

Les renseignements sont conservés seulement le temps nécessaire aux finalités pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pendant la durée exigée par la loi. Les durées en vigueur, notamment pour les sessions, les fichiers d’export, les données de facturation et les sauvegardes, sont décrites dans la politique de confidentialité, section « Durées de conservation ».

Lorsque les fins auxquelles un renseignement personnel a été recueilli ou utilisé sont accomplies, nous le détruisons, sous réserve d’un délai de conservation prévu par une loi, ou nous l’anonymisons pour l’utiliser à des fins sérieuses et légitimes lorsque les conditions légales sont réunies. Toute anonymisation respecte les meilleures pratiques généralement reconnues et les critères et modalités prévus par règlement, de sorte qu’il soit en tout temps raisonnable de prévoir que la personne ne peut plus être identifiée, directement ou indirectement, de façon irréversible. Une pseudonymisation n’est pas une anonymisation.

Lorsqu’une personne supprime son compte, l’accès est désactivé immédiatement et les renseignements directement rattachés au compte sont supprimés ou dissociés. Pour que l’arbre familial reste cohérent, une fiche nécessaire au maintien de liens familiaux vérifiés peut être conservée sous une forme pseudonymisée. Certains éléments ne sont pas supprimés automatiquement par cette opération (messages déjà envoyés, contenus et pièces déjà déposés, écritures de facturation, acceptations des textes légaux, journal d’audit) : leur conservation reste soumise aux finalités et aux obligations légales décrites dans la politique de confidentialité, et la personne peut en demander l’examen, puis la suppression ou l’anonymisation lorsque la loi le permet. Une trace de l’opération est conservée dans le journal d’audit.

Pour les catégories conservées sans purge automatique, notamment certaines écritures financières, les acceptations des textes légaux et les traces d’audit, le responsable veille à ce que la nécessité de les conserver soit réexaminée au regard des finalités encore applicables, des obligations légales et des droits des personnes concernées. Les décisions de maintien, de destruction ou d’anonymisation sont documentées.

Les sauvegardes chiffrées de la base de données expirent à l’issue de leur cycle ; elles ne sont pas réécrites pour en retirer un enregistrement. Les effacements de fichiers sont répercutés sur leur copie de sauvegarde dans un délai limité. Les délais sont indiqués dans la politique de confidentialité.

Les mesures sont proportionnées à la sensibilité des renseignements, à leur finalité, à leur quantité, à leur répartition et à leur support. Elles comprennent notamment : connexions chiffrées ; chiffrement au repos de plusieurs catégories de données sensibles (messages, pièces justificatives, secrets techniques) et des sauvegardes ; mots de passe hachés et essais limités ; double authentification pour les rôles et actions qui l’exigent ; alertes de connexion ; analyse antivirus des fichiers téléversés et retrait des métadonnées des photos ; journal d’audit en ajout seul pour les décisions et les accès du personnel ; principe du moindre privilège ; secrets techniques conservés hors du code.

KTMA Solutions réalise une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, proportionnée à la sensibilité, à la finalité, à la quantité, à la répartition et au support des renseignements, notamment :

• avant tout projet d’acquisition, de développement ou de refonte d’un système d’information ou d’une prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels ;
• sous réserve des exceptions prévues par la loi, avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, y compris à un prestataire (par exemple un prestataire de paiement) : l’évaluation tient compte de la sensibilité des renseignements, de la finalité, des mesures de protection, y compris contractuelles, et du régime juridique applicable dans l’État de destination ; la communication n’a lieu que si l’évaluation conclut à une protection adéquate et qu’une entente écrite est conclue ;
• avant de communiquer des renseignements sans consentement à des fins d’étude, de recherche ou de production de statistiques, lorsque la loi le permet.

Dans tout projet d’acquisition, de développement ou de refonte visé par la loi, nous veillons à ce que le système ou le service permette la communication à la personne concernée, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, des renseignements personnels informatisés recueillis auprès d’elle, conformément aux exigences et aux exceptions prévues par la loi. Cette exigence est prise en compte dès la conception du projet.

Le responsable est consulté dès le début du projet. Les évaluations sont consignées dans un registre interne, et revues lorsqu’un prestataire, un pays ou une finalité change.

Un incident de confidentialité est l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés par la loi d’un renseignement personnel, sa perte, ou toute autre atteinte à sa protection.

Dès que nous avons des motifs de croire qu’un incident s’est produit :

• nous prenons les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et pour éviter que de nouveaux incidents de même nature se produisent ;
• le responsable évalue le risque de préjudice sérieux, en tenant compte de la sensibilité des renseignements, des conséquences appréhendées de leur utilisation et de la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables ;
• si le risque est sérieux, nous en avisons avec diligence la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées, et nous pouvons aviser toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer ce risque ; un avis public peut remplacer l’avis individuel dans les cas prévus par la réglementation ;
• tout incident, même sans risque de préjudice sérieux, est inscrit au registre des incidents, tenu à jour et conservé au moins cinq ans après la date à laquelle nous en avons pris connaissance ; ce registre est transmis à la Commission sur demande.

Les avis contiennent les renseignements exigés par la réglementation. Toute communication de renseignements à une personne ou à un organisme susceptible de diminuer le risque de préjudice sérieux est limitée aux renseignements nécessaires et consignée par le responsable. Le registre documente notamment les circonstances de l’incident, les renseignements visés, les dates pertinentes, le nombre de personnes concernées, l’évaluation du risque, les avis transmis et les mesures prises.

Lorsqu’une autre loi s’applique, nous respectons en plus ses obligations propres : déclaration au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et avis aux personnes en cas de risque réel de préjudice grave ; notification à l’autorité de contrôle compétente et, si nécessaire, aux personnes concernées, dans les délais du RGPD ; obligations prévues par la loi camerounaise.

Plusieurs droits s’exercent directement dans l’application, depuis Paramètres › Confidentialité : export de vos données dans un format structuré et couramment utilisé, gestion de vos consentements, suppression de votre compte.

Pour toute autre demande (accès, rectification, retrait, cessation de diffusion ou désindexation, demande concernant un proche ou une personne décédée), écrivez à contact@ktmasolutions.com. Nous vérifions votre identité avant de répondre et nous vous aidons, au besoin, à formuler votre demande.

Nous répondons par écrit avec diligence et, pour les demandes d’accès ou de rectification régies par la loi québécoise, au plus tard dans les 30 jours de leur réception ; les délais prévus par une autre loi applicable sont respectés. L’accès aux renseignements personnels est gratuit ; seuls des frais raisonnables de transcription, de reproduction ou de transmission peuvent être exigés, après que vous avez été informé de leur montant approximatif. Tout refus est motivé et précise la disposition de la loi invoquée, les recours possibles et le délai pour les exercer ; nous vous aidons, sur demande, à comprendre le refus. Au Québec, une demande d’examen de mésentente doit en principe être présentée à la Commission d’accès à l’information dans les 30 jours du refus ou de l’expiration du délai de réponse. Lorsqu’une rectification est accordée, nous vous remettons sans frais une copie des renseignements modifiés ou ajoutés ou, selon le cas, une attestation de leur suppression. Les renseignements visés par une demande refusée sont conservés le temps nécessaire à l’exercice des recours prévus par la loi.

Lorsqu’une demande de cessation de diffusion d’un renseignement personnel, de désindexation ou de réindexation d’un hyperlien est accueillie conformément à la loi québécoise, le responsable de la protection des renseignements personnels atteste, dans sa réponse écrite, de la mesure effectuée. Ces demandes sont traitées selon les conditions et les délais prévus par la loi.

Toute personne peut déposer une plainte sur la façon dont nous traitons ses renseignements personnels, en écrivant à contact@ktmasolutions.com. Décrivez la situation et, si possible, joignez les éléments utiles.

Le responsable de la protection des renseignements personnels, ou une personne désignée sous sa supervision, prend en charge les plaintes. Chaque plainte est consignée et fait l’objet d’un accusé de réception. Nous examinons les faits, limitons l’accès au dossier aux personnes nécessaires à son traitement et transmettons une réponse écrite exposant nos conclusions et, le cas échéant, les mesures retenues. Nous visons un traitement dans les 30 jours ; si un examen plus long est nécessaire, nous vous informons de l’état de votre dossier. Cette procédure ne limite aucun droit de vous adresser à une autorité compétente.

Si la réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à l’autorité compétente : la Commission d’accès à l’information du Québec, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, l’autorité de contrôle de votre pays dans l’Union européenne ou l’autorité camerounaise de protection des données personnelles.

KTMA Solutions établit des consignes de confidentialité et de sécurité destinées aux personnes habilitées à traiter des renseignements personnels. Ces consignes couvrent notamment les accès autorisés, la protection des comptes, la manipulation des renseignements sensibles et le signalement immédiat des incidents. Le responsable organise une sensibilisation adaptée aux fonctions exercées et veille à ce que les habilitations soient réévaluées lorsqu’une fonction change et retirées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.

KTMA Solutions ne mène actuellement aucun sondage auprès des utilisateurs qui recueille des renseignements personnels. Les sondages de disponibilités que les familles organisent entre elles sont une fonctionnalité du service, soumise à la politique de confidentialité.

Avant tout sondage mené par KTMA Solutions qui recueillerait des renseignements personnels, le responsable en évalue la nécessité et les aspects éthiques, compte tenu notamment de la sensibilité des renseignements et de la finalité ; la participation est facultative, les personnes sont informées de la finalité, seuls les renseignements nécessaires sont recueillis, et les résultats sont anonymisés lorsque c’est possible.

Un mineur peut figurer dans l’arbre de sa famille sous la responsabilité d’un adulte habilité. Au Québec, les renseignements personnels d’un mineur de moins de 14 ans ne peuvent être recueillis directement auprès de lui sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, sauf lorsque la collecte est manifestement à son bénéfice. Lorsqu’un consentement est requis par la loi québécoise, celui d’un mineur de moins de 14 ans est donné par le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur ; pour un mineur de 14 ans et plus, il peut être donné par le mineur, le titulaire de l’autorité parentale ou le tuteur. D’autres lois applicables peuvent imposer des conditions supplémentaires, décrites dans la politique de confidentialité. Case Familiale réserve aux personnes de 18 ans et plus les fonctions prévues pour les adultes. Le profil d’un mineur n’est jamais public ; pour certaines décisions de la famille, les membres habilités n’en voient qu’une fiche minimale. Les demandes concernant un mineur sont examinées selon les droits du mineur et les pouvoirs légalement établis de son représentant ; un lien de filiation vérifié dans l’application ne constitue pas, à lui seul, une vérification juridique de l’autorité parentale.

Cette politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels de KTMA Solutions, conformément à la loi ; la direction veille à ce que les ressources nécessaires à son application soient disponibles. Elle est révisée au moins une fois par année et lors de tout changement important (nouveau système, nouveau prestataire, nouvelle finalité, évolution de la loi). Chaque version est datée et publiée sur cette page ; les versions précédentes restent consultables.

Pour toute question sur cette politique : Responsable de la protection des renseignements personnels, contact@ktmasolutions.com.